- Документооборот - движение документов в организации
- Номенклатура дел - систематизированный перечень документов
- Архивирование - организация хранения исполненных документов
- Регистрация - присвоение документу уникального идентификатора
| Делопроизводство | Деятельность по созданию и управлению документами |
| Классификация | Группировка документов по определенным признакам |
| Индексация | Присвоение документу кода согласно номенклатуре |
- Расположение документов по дате создания
- Используется для регистрационных журналов
- Позволяет отслеживать последовательность событий
| Применение | Для справочников, каталогов, картотек |
| Преимущества | Быстрый поиск по названию/имени |
| Недостатки | Не отражает взаимосвязи документов |
- Тематическая - группировка по содержанию
- Ведомственная - по структурным подразделениям
- Функциональная - по видам деятельности
- Комбинированная - сочетание нескольких подходов
- Система электронного архива
- Метаданные и теги для поиска
- Версионность документов
- Система прав доступа
| ГОСТ Р 7.0.8-2013 | Основные требования к оформлению документов |
| ФЗ "Об архивном деле" | Правила хранения и учета документов |
| Ведомственные инструкции | Особенности документооборота в конкретных отраслях |
- Единство - единые правила для всех документов
- Доступность - возможность быстрого поиска
- Безопасность - защита от несанкционированного доступа
- Актуальность - своевременное обновление
Правильная организация документов, называемая документооборотом или делопроизводством, является основой эффективной работы любой организации и обеспечивает юридическую значимость документации.
