Как называется порядок в документах

Систематизация и упорядочивание документов является важной частью делопроизводства и документооборота. Рассмотрим основные термины и понятия, описывающие порядок работы с документами.

Основные понятия упорядочивания документов

• Документооборот - движение документов в организации
• Номенклатура дел - систематизированный перечень документов
• Архивирование - организация хранения исполненных документов
• Регистрация - присвоение документу уникального идентификатора

Ключевые термины

Виды порядка в документах

1. Хронологический порядок

1. Расположение документов по дате создания
2. Используется для регистрационных журналов
3. Позволяет отслеживать последовательность событий

2. Алфавитный порядок

Системы организации документов

• Тематическая - группировка по содержанию
• Ведомственная - по структурным подразделениям
• Функциональная - по видам деятельности
• Комбинированная - сочетание нескольких подходов

Электронный документооборот

1. Система электронного архива
2. Метаданные и теги для поиска
3. Версионность документов
4. Система прав доступа

Нормативные документы

Принципы организации документов

• Единство - единые правила для всех документов
• Доступность - возможность быстрого поиска
• Безопасность - защита от несанкционированного доступа
• Актуальность - своевременное обновление

Правильная организация документов, называемая документооборотом или делопроизводством, является основой эффективной работы любой организации и обеспечивает юридическую значимость документации.