Реестр документов – это систематизированный перечень, который обеспечивает учет и контроль деловой документации. Рассмотрим правила заполнения этого важного учетного инструмента.
Содержание
Реестр документов – это систематизированный перечень, который обеспечивает учет и контроль деловой документации. Рассмотрим правила заполнения этого важного учетного инструмента.
Основные виды реестров
| Тип реестра | Назначение | Частота обновления |
| Входящих документов | Учет поступающей корреспонденции | Ежедневно |
| Исходящих документов | Фиксация отправляемых материалов | По мере отправки |
| Внутренних документов | Учет распорядительных документов | Еженедельно |
Обязательные графы реестра
- Порядковый номер записи
- Дата регистрации документа
- Регистрационный номер
- Краткое содержание
- Отправитель/получатель
- Исполнитель
- Срок исполнения
- Отметка об исполнении
Пошаговая инструкция заполнения
1. Подготовка формы реестра
- Создайте таблицу с необходимыми графами
- Укажите наименование организации
- Проставьте отчетный период
- Назначьте ответственного за ведение
2. Внесение документов
| Действие | Правила заполнения |
| Нумерация | Сквозная в пределах года |
| Дата | Фактическая дата получения/создания |
| Рег. номер | Присваивается по системе организации |
3. Оформление итогов
- Подсчитайте общее количество документов
- Проверьте полноту внесенных данных
- Подпишите у ответственного лица
- Зарегистрируйте сам реестр
Электронное ведение реестра
- Используйте специализированные программы:
- 1С:Документооборот
- Microsoft Excel
- СЭД (системы электронного документооборота)
- Настройте автоматическую нумерацию
- Организуйте регулярное резервное копирование
- Ограничьте доступ для редактирования
Типичные ошибки
| Ошибка | Как избежать |
| Пропуск документов | Ежедневная сверка |
| Неполные сведения | Проверка перед внесением |
| Нарушение хронологии | Фиксация даты получения |
Рекомендации по ведению
- Ведите реестр в хронологическом порядке
- Регулярно архивируйте заполненные листы
- Назначайте ответственного за проверку
- Разработайте инструкцию по заполнению
Правильно заполненный реестр документов значительно упрощает поиск информации, обеспечивает контроль исполнения и помогает в подготовке отчетности. Для разных типов документов могут использоваться специализированные формы реестров.
